近日，我收到一些新手项目经理的私信，在初次接手一个项目时，他们往往感到迷茫，不知道该如何下手。为了帮助大家更好地理解和掌握项目管理的精髓，我将从项目的五大过程组出发，详细解析在每个阶段项目经理应该做什么，以及其中的核心关键点。
1、项目启动阶段：锚定方向，构建共识
当我们拿到一个新的项目时，首先要做的就是进行项目的启动工作。这个阶段的核心是回答三个问题：
1）项目要解决什么问题？（曾遇过客户说 “要优化流程”，深挖才发现核心是库存周转太慢）
2） 做到什么程度算“成功”？（必须用具体数字定义，比如 “交付周期压缩 30%” 而非模糊的 “效率提升”）
3）谁能决定项目生死？
核心任务：明确项目的目标与范围、识别项目的关键干系人、制定项目章程以及确定初步资源需求。
核心关键点：通过高层访谈、需求研讨会确保战略对齐；运用SMART原则量化成功标准，避免范围模糊或过度承诺。
2、项目规划阶段：把“模糊愿景”拆成“可落地动作”
规划阶段是项目管理中至关重要的一环。一个详细且可执行的计划是项目成功的关键。在这个阶段，我通常会从以下几个方面入手：工作任务分解、任务工期估算、时间进度安排等。
核心任务： 制定项目管理计划（范围、进度、成本）、创建WBS分解结构、制定风险管理计划、资源分配与预算编制、沟通计划与质量标准。
核心关键点：计划需兼顾灵活性与可执行性、全面识别风险并制定应对策略；避免过度细化导致计划僵化，确保团队对计划达成共识。
3、项目执行阶段：别当“救火队长”，要做“调度中心”
执行阶段是项目最忙碌的阶段，项目经理需要带领团队成员按照既定的计划进行工作，需要协调资源、解决问题，确保任务按时完成。
核心任务：
1）根据团队成员的技能和资源可用性，合理分配任务。
2）资源协调：进行有效的资源管理，避免资源冲突、资源突发变更、资源沟通与协调难、资源优化难等问题。
3）质量管理：确保交付物符合质量标准。
4）沟通协调：定期召开团队会议，解决项目中的问题。
核心关键点：确保团队高效执行与问题快速响应、保持交付物符合质量要求。
4、项目监控阶段：跟踪进展，识别偏差
监控阶段贯穿项目的始终，目的是确保项目按计划进行。
在这个阶段的主要工作是：
1) 跟踪进展：使用项目管理工具监控任务的完成情况。
2) 识别偏差：比较实际进展与计划，识别偏差。
3) 采取纠正措施：调整计划或资源，确保项目回到正轨。
核心关键点：定期检查项目进展，及时识别问题；使用关键绩效指标（KPI）衡量项目绩效；灵活调整计划，确保项目目标实现。避免忽视预警信号导致偏差扩大；确保变更流程透明化。
5、项目收尾阶段：“交付成果”重要，“带走经验”更重要
收尾阶段是项目的最后一个阶段，目的是确保项目顺利完成并总结经验教训。
在这个阶段的主要工作是：
1）完成交付：确保所有交付物符合客户要求。
2）总结经验：组织团队回顾项目，识别成功经验和改进点。
3）关闭项目：归档项目文档，释放资源。
核心关键点：确保所有交付物符合客户要求；总结项目经验，为未来项目提供参考。
然而，对于新手项目经理而言，要想在短期内迅速提升项目管理能力以应对各种突发和复杂情况，确实颇具挑战。在这种情况下，借助专业的项目管理工具来辅助管理成为了一个有效的解决方案。接下来，我将以我曾经使用过的项目管理软件为例，简要分享。
6、借助易趋项目管理软件提升管理效率，弥补能力短板
易趋项目管理软件作为一款功能强大的企业级项目数字化运营管理平台，可以帮助项目经理更好地进行项目的规划、执行、监控和收尾工作。
6.1项目计划制定更高效，快速进行任务分解与下达
借助易趋软件，项目经理可以进行项目分解（WBS）计划高效制定，系统提供常用的项目计划模板可直接使用，支持将项目任务进行分解，并指定责任人；同时可以将每个任务设置计划、结束时间，明确工时，进行有效的进度管控。
（易趋项目分解计划视图）
针对关键的任务还可设置评审流程，确保项目的质量以及进展。
（易趋项目交付物管理视图）
当项目计划审核通过发布后，团队成员会即时收到项目任务提醒，同时通过工时填报来汇报项目任务进度。
（易趋工时填报视图）
6.2进度跟踪更便捷，实时监控项目进展
项目管理中比较难的部分就是项目进度的监控跟踪，需要及时识别一些突发的风险。借助易趋软件，项目经理可以快速获取项目进度的情况。除了在项目分解计划模块实时查看具体任务的完成情况，还可以在项目概况以及项目报表这几个模块获取项目的其他关键指标运营情况，大大节省了每天/周开项目会议获取进度的时间。
（易趋项目概况视图）
（易趋项目报表视图）
6.3精细化的项目财务管理，确保成本不超支，收益实时跟踪
项目经理除了确保进度不延误、质量过关，还要关注项目成本不超支以及成功回款，这就比较考验项目经理的管理能力了。借助易趋，能高效实现精细化的项目财务管理，轻松进行成本管理计划制定，实时跟进使用情况；项目收益也能实时跟踪回款情况。
（易趋项目成本预算视图）
（易趋项目收入预算视图）
6.4全面的风险管理，确保项目进度正常
风险突发，让项目经理成了救火队长。借助易趋，新手项目经理可以摆脱这一身份，及时将识别到的风险进行统一且闭环式的管理，采取纠正措施，确保项目方向不偏离；同时风险直到解决或转化为问题项才会关闭。
（易趋项目风险视图）
6.5自动生成项目报告，为决策提供支持
项目中最重要的且最烦琐的事项还有做项目报表，周报、月报真的一个都少不了，会花费项目经理大量的时间。借助易趋，项目经理可以节省这部分的工作时间，系统会自动生成项目报告，为决策提供有力支持，简直不要太轻松。
（易趋项目周报视图）
7、总结
项目管理是一项复杂而烦琐的工作，需要项目经理具备扎实的专业知识和丰富的实践经验。通过明确项目的五大过程组以及每个阶段应该做什么，我们可以更加有条不紊地开展项目管理工作。
同时，借助易趋项目管理软件的强大功能，我们可以进一步提升项目管理的效率和质量，确保项目的顺利实施和成功完成。希望以上内容能够对新手项目经理们有所帮助，祝愿大家在项目管理的道路上越走越宽广！
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