【吐槽贴】项目经理的进阶日常：项目要收尾了，我却慌了

最近忙着写年终总结，还以为这次的年终奖稳了，结果犯了一个致命的错误，年终奖差点都没了。我负责的一个项目由于客户方比较着急，计划在过年放假前要完成交付，项目进度都完成的差不多了。现在还剩近10天的工期，还以为肯定没问题了，结果其中一个重要交付物的质量不过关，差点导致项目整体延误。
 
这是最开始分配任务时犯下的错误，当时任务分配颗粒度不够细致、这个交付物没有作为一个任务独立分配出来、责任人也没有明确指定；所以在项目执行过程中对重要交付物进行质量检查时也漏掉了这一项。这次还是部门的大佬提醒，让我提前将项目进行复盘一下，避免开发人员提前请假回家，到时候出了问题没人解决。同时还顺便给我“科普”了一下项目提前复盘的重要性。
 
 
 
1.提前复盘的重要性
我之前的工作习惯是等到项目收尾阶段时才开始项目复盘，总结一下项目中发生的问题以及经验。没想到这次的提前复盘，帮我避免了一个大损失。
 
大佬说，复盘的主要目的是为了把失败转化为财富，把成功转化为能力。而事后才复盘就无法避免一些项目风险和问题的发生、无法评估决策是否有效。如果能及时、有效进行项目复盘，就可以在复杂的项目执行过程中，找出影响项目成本、质量、进度、收益等一系列的因素，提前规避风险。
那么如何才能做到有效、及时复盘呢？
 
 
 
2.及时、有效的复盘方法
大佬说，这个复盘流程可以参考PDCA循环法，在执行的过程中就进行持续的复盘。一个完整的复盘流程是：
A.有效发现问题；
B.提出解决对策；
C.持续跟踪问题；
D.最终有效控制。
那么参考PDCA循环法就是进行循环式的复盘，要在整个项目执行过程中持续进行上述的复盘流程。
 
例如，项目执行阶段，每周进行一个小复盘，确保项目的质量不出现问题，也可以通过产出项目周报的形式来落地实施。
而大的复盘可以每半个月或每一个月进行一次，或者按照项目的阶段性计划设置的时间节点来进行；这里同样可以通过项目月报的形式来落地，也可以召开项目会议进行。
 
而复盘最重要的一个点在于数据的及时性、准确性和完整性，这样才能通过数据的支撑，检验质量是否过关、决策是否准确。及时进行复盘总结，才能有效快速进行调整、避免损失。但数据的收集这可是项目经理的一大难点，这复盘思路我是有了，进行实施落地还是有点困难。
大佬又支招了，公司上的工具你不用不是浪费吗？借助工具才能更好更快地进行有效复盘！
 
 
 
3.借助工具，如何有效进行循环式项目复盘
我们公司上了一套项目管理的软件有段时间了，我也在一边使用一边学习它的功能，但是借助工具来辅助进行持续的项目复盘这还是第一次。所以我就从项目过程中遇到一些主要风险、问题着手进行复盘，同时借助工具提取相关数据来进行分析、支撑决策。
 
3.1项目小复盘—风险、问题检查控制
根据大佬的建议，我首先进行的项目小复盘、从一些风险、问题的检查开始。这个需要从项目计划的执行监控来开始，而我借助公司的项目管理软件可以实时查看项目的进度情况，如果有一些延误的风险，系统就会采用黄、红灯来进行示警。
 
我项目中的这个问题就是在这里发现的，有一个项目任务有一点点延误，但我之前认为是在可控范围内的；出于谨慎考虑、我还是召开了项目会议，详细沟通跟进后才发现是由一个重要的交付物还没完成所致，它会影响到整体的项目交付。后续我就立即进行协调、沟通解决了。
 

 

（易趋项目计划视图）

 
 
 
3.2项目大复盘—过程检查
通过小的复盘发现问题后，我还是不太放心，就从项目过程检查着手，进行了一次大的复盘。之前借助工具开展项目时，可以制定里程碑计划（项目管理阶段计划），所以这次检查就从这里提取数据，来查看是否有风险及问题。
 
之前的每个阶段是可以设置领导层进行审批的流程，一个阶段的审批通过后才能进行下一个阶段，这样就可以有效避免项目过程发生质量问题或延误的情况。所以我的检查就比较轻松了，主要也是看下系统有没有延误的提醒，根据提示进行问题的排查，从而快速给出解决的对策。
 

 

（易趋管理阶段计划视图）

 
 
 
3.3项目复盘—全面的数据支撑
而为了养成一个及时复盘的好习惯，我计划每周和每月都进行一次复盘检查。刚好到周五了，在整理数据时发现之前借助工具开展的项目都可以快速提取项目的周报和月报，这样可以满足我复盘时的数据需求。
 
例如项目周报模块，我不用召开会议让每位项目成员定时汇报项目进度，系统会根据每位成员在系统上的工时填报和进度汇报自动抓取数据、实时更新项目各个任务的进度。然后系统会结合我之前制定的项目计划，每周自动生成项目周报。
 
项目周报的内容全面、详细、及时、准确；包含项目阶段完成情况、交付物完成情况、本周执行任务完成情况、下周需要执行的任务、项目存在的问题及风险项等。这样我在进行定期复盘时，数据的收集就更加高效轻松了。
 

 

（易趋项目周报视图）

 
 
项目的复盘最重要得就是收集及时、准确、全面的数据来支撑我进行分析、决策。在一定程度上，会依赖于我个人的经验和能力，但是在借助专业的项目管理软件后，可以有效弥补全局观能力的缺失以及数据收集的困难，让项目管理更轻松。
 
 
 
4.总结
今天又学会了一招，复盘千万不能只在项目结束后做。在项目的执行过程中就要及时、有效、持续进行完整的复盘：有效发现问题、提出解决对策、持续跟踪问题、最终有效控制，确保风险的提前规避。而借助项目管理工具，可以轻松高效的完成每次复盘，这次项目按时交付不用愁了，今年的年终奖又可以期待一下了。
 
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