【经验贴】多项目并行，如何解决资源管理这个难点？

随着公司业务的逐步增加，我手上管理的项目也多了起来，开始接触了一些中大型项目。但还没来得及算能拿到多少项目奖金，我就被接踵而至的管理难题压得喘不过气来，第一次感受到多项目并行带来的手忙脚乱的感觉。
 
我首先遇到了各种资源管理的难题，没想到我能“身兼数职”，每天穿梭在不同的项目上加班。不知道以下这几个难点大家遇到过几个？
a)      抢资源：手上项目多了，时不时就要跟其他的项目抢资源。
b)      管资源：由于资源有限，还要平衡自己手上各个项目的资源使用，由于无法及时获取他们的工作进展，资源使用会有过度或者利用不充分的情况。
c)       资源分配不合理：由于项目体量较大，我缺乏估算工作量的经验，导致了项目资源分配不合理。
d)      资源冲突：项目中的资源在实际工作中，会出现请假、紧急抽调等情况，这又导致经常面临资源冲突的困境。
 
 
 
1.如何进行多项目的资源管理？
在多个项目出现因资源管理问题导致的进度延误和交付物质量不合格的问题后，我进行了复盘总结，同时结合同事的管理经验，得出了以下几个管理策略。
1.1项目优先级的确定
每个项目在立项之初就会确定优先级，但在实际执行过程中，优先级也会随着业务目标的改变发生变更，作为项目经理需要及时关注这一动态。
同时也需要对管理的多个项目进行优先级的梳理和排序，尽力将关注度以及资源集中在更加重要和紧急的项目上。
 
 
1.2着重关注关键资源
在项目的优先级梳理完成后，就是资源的分配和管理了。对于一个项目来说，有一些关键项目任务影响着项目的整体进度，这些任务所分配的资源就是这个项目的关键资源；我们的关注重点就是这些资源，尽力确保他们能正常完成项目任务，使用率不要过低或者超支。
 
 
1.3及时跟进资源的使用情况
资源使用情况的及时跟进和获取，有助于我们发现资源使用不可理的情况并重新进行分配。在后续的管理过程中，我通过定期沟通来获取项目成员的反馈，但在项目工期紧张时，会优先在管理工具上获取数据。
 
 
1.4建立全局观
具备全局观，项目经理才能从整体出发，关注到各个部分的变化，及时进行调整，确保资源管理有效、合理，目标不偏离。一个完整的项目管理流程会涵盖启动、计划、执行、监控和收尾5个过程组，在进行资源管理也应兼顾这五个过程组，进行持续、循环的跟踪，逐步建立自己的全局观。
 
前面也有提到对于一些数据的收集反馈，我会利用管理工具来获取；尤其是多个项目进行管理时，资源使用情况的监控更加方便，弥补了一些全局观欠缺造成的短板。下面也给大家简要分享下。
 
 
 
2.借助项目管理工具，多项目的资源管理更加便捷
2.1项目的资源分配及使用情况，一目了然
我经常在管理中面临项目资源使用超支或者冲突的情况，这通常是分配不合理以及无法及时获取实际使用情况所致。在公司上了专业的项目管理软件后，我会在系统上制定资源需求计划，包括资源所需类型以及工时；工时可分配至不同的项目阶段，估算起来会更加准确。
 
资源需求计划制定后要经管理层批准，会使得资源分配更加合理。在审批通过、项目开始执行后，系统会钻取团队成员反馈的工时报告来实时更新使用情况，并与计划进行偏差对比，红色则代表严重超支，黄色代表一般超支，绿色则代表正常。
我每天只需花费五分钟登录系统查看数据，即可了解资源的实际使用情况，比较便捷，每周进行团队会议时就能进一步了解超支的原因并进行解决。
 

 

（易趋资源需求视图）

 

 

2.2团队资源统一管理，提升资源利用率
为了方便统一管理，在系统上会建立一个资源池，包含公司的所有资源，通过集中管理每位团队成员的相关信息来提升资源的利用率以及分配合理性。它会包含基本信息、参与项目、岗位历史、技能、绩效评价等一系列详细信息。
 

 

（易趋团队人员视图）

团队经理或部门经理在收到我们项目经理的资源需求申请后，就会根据实际情况合理调拨资源到项目。在人员调拨这个功能模块会包含团队成员的总工时以及显示分配工时是否合理，能更好的辅助资源调拨。
 

 

（易趋人员调拨视图）

 
 
2.3多项目实时监控——及时发现资源使用异常
多个项目的管理总是难以同时监控项目的运营情况，如项目的进度、成本、风险以及问题项，尤其是各个项目的资源使用情况。在系统项目群监控模块上，可以统一监控项目群内各个项目的健康状态。资源的使用情况通过工时这一维度体现，也采用红黄绿灯表示，如果发现异常，一键即可跳转至资源需求管理，查看详细数据。
 

 

（易趋项目群监控——监控健康状态视图）

 
 
 
3.总结
在这样一套比较完整的管理流程下，项目中的一些资源管理风险都能及时消灭，也能及时发现问题、高效解决。借助工具进行项目管理，不仅能及时跟进资源的实际使用情况，同时还能帮助我建立全局观。

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