【记录贴】使用项目管理软件管理大型复杂项目是种什么体验？（二）

最近接手的一个中大型项目，前段时间才解决了需求管理的难题，在经历一个小长假后，又暴露出了一堆问题，那些节后再说的工作和节后再回复的邮件终于是避无可避了。。。
给大家简述下我遇到的几个比较典型的问题，看看你们有遇到过吗？
 
 
1.项目中各种突发的典型问题
问题一：
节后，由于核心团队成员临时延长假期，不得不协调新的资源去接替上，为了适应工作内容，又造成了加班。而正常到岗的项目成员，由于节后综合症，工作效率又有了明显的降低。这两种情况都导致项目进度有了延误的情况，虽然在节前做了一些的预案，但还是出现了问题。
 
问题二：
近期，甲方公司新上任了一位领导来统管这个项目，在了解项目背景后，提出了一些新的需求，但提出的需求不清晰，需要更多的时间沟通和确认；这也导致需求的变更产生，无形中延长了项目交付周期。
 
问题三：
项目开展以来，我耗费了大量的时间在开会上，但团队沟通效率依旧低下、信息同步困难，有时候会议开着、开着还会吵起来。节后也是花了两天泡在各种会议上，才获得了项目当前的进度情况，很多工作只能加班做了。
 
问题四：
节后出现了一些突发的bug，由于前期对技术难点调研评估不足，没能第一时间进行修复，不仅影响交付的质量，还影响了后续的任务进度。
 
问题五：
节后加入了几个新入职的项目成员，根本没空进行系统的培训和指导，但他们是接替节前离职的一些团队成员的工作，所以也在一定程度上影响了项目进度。
 
 
除了我列举的这些问题，还有很多其他的细碎小问题，每个问题都感觉很棘手、都亟待解决，但感觉自己分身乏术。一开始急得像热锅上的蚂蚁；后面心态完全摆烂后，慢慢冷静下来，才找到一些问题管理的方法，工作才步入了正轨。下面就展开分析下，我主要运用了哪些方法和工具。
 
 
 
2. 如何系统地分析与解决问题？
2.1单个问题的解决步骤
我找到一些大佬分享的系统进行问题解决的方法，总结了一下有这四个步骤：
步骤一：界定问题，通过分析，找到真正的问题。
步骤二：要因分析，透过表象，找到问题的本质；可以运用MECE方法，对问题的影响因素进行分组归类。
步骤三：确认方案，从时间、有效性、可行性、成本等几个维度对方案进行评估排序，选出最佳方案。
步骤四：落地执行，制定计划，进行持续跟进管控。
 
以上是单个问题的管理步骤，当项目问题繁多时，就需要建立问题清单来应对，同时建立问题评审会，确保项目各项问题的高效解决。
 
 
2.2多个问题，建立问题清单并进行评审
问题清单是指项目中所面临的问题或需要解决的问题列表。我首先将项目中所有的问题按照分类，全部列出；为了确保不遗漏，也邀请了项目组成员和客户进行补充。
 
随后，我召开了问题评审会，让大家围绕一些焦点以及难点问题进行沟通。评审前，我对问题清单中的所有问题的根源与解决方案进行全面梳理，在会上引导参会人员就关键点进行深入讨论，尽可能达成统一的认知与解决方向。
通过问题评审会，我会重点明确项目问题的严重程度、对项目的影响大小、优先级、责任人以及最优解决方法。
 
由于项目大且复杂，问题数量太多了，我也充分利用上了管理工具来辅助管理，问题的处理更加高效便捷了。
 
 
 
3.借助工具，确保项目问题管理更高效
3.1项目经理以及团队成员快速建立问题
对于问题清单的整理，我在易趋项目管理软件上的项目工作项—问题模块进行登记管理，在系统里，我可以定义问题的类型、优先级、补充问题描述以及解决方案的说明。除了项目经理可以新建问题项，项目成员也可以新建。当问题建立后，就可以在系统上进行闭环管理（提交问题—分析问题—解决问题—验证问题）。
 

 

（易趋新建问题视图）

 

 

3.2项目问题清单一目了然
在问题列表中，我可以快速查看所有项目问题的处理状态以及一些重点信息；例如，优先级、问题类型、分析人、责任人以及验证人等，这样能方便我及时进行跟进，同时项目团队成员也能了解问题处理进度，节约沟通成本。
 

 

（易趋问题列表视图）

 

 

3.3项目问题报表，辅助决策
使用系统更加便捷的一点是，会自动生成一系列的报表，给我进行科学决策提供准确的支撑。例如，问题模块会从问题分布以及问题龄期来进行分析，我能从这些数据中，找到现在项目中最容易出问题的方面以及项目的健康状态，在后续的管理中加强预防。
 

 

（易趋项目报表视图）

 

 

（易趋项目报表—问题分布视图）

 
 
 
4.总结
目前我管理中大型项目的最突出的难点就是各种问题频发，难以高效解决；但作为项目经理，需要不断的解决问题，纠正偏差，才能确保项目顺利交付。在摸索的过程中，我了解到问题的解决是有方式方法的，借助一些行业大佬们构建出来的框架去思考的话，能高效进行项目管理。例如，问题的解决可以从四个步骤出发：界定问题、要因分析、确认方案、落地执行；构建和运用项目的问题清单，同时借助一款合适的项目管理工具来辅助进行问题管理等等。
 

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