项目终于收尾了，第一次体验到专业项目管理软件的魅力

转眼到了年底，我跟进的项目也到了收尾阶段。之前陆陆续续给大家分享了入职新公司后，使用新引进的项目管理软件做项目的一些体会和心得，其中一些比较高效便捷的技巧和功能模块也引起了大家的兴趣。
 
最近刚好临近项目尾声，也给大家接着分享下项目收尾的一些重点以及如何使用专业的项目管理软件，更便捷地完成项目收尾。
 
 
1.项目收尾过程组的核心关注点
收尾过程组是：正式完成或关闭项目、阶段或合同而开展的过程。
本过程的主要作用是，存档项目或阶段信息，完成计划的工作，释放组织资源以展开新的工作；要确保恰当地关闭阶段、项目和合同。
那么收尾过程中需要着重关注以下几个重点：
 
1.1顺利验收、移交成果
需要把项目可交付成果以及对其的照管责任移交给指定的相关方，如发起人或客户。这件工作往往与最终验收同时开展。
为了确保这一过程的顺利，可以梳理里程碑各阶段的审批情况、确保项目过程的质量；其次是梳理各个关键交付物的评审情况，确保整体交付物的良好质量。
 
1.2进行绩效评价
绩效评价可以在收集各主要相关方对项目的反馈意见后进行。可以针对客户的满意度进行项目绩效评价，以及对项目组成员进行绩效评价。一方面审查项目目标是否实现，另一方面可以对项目组成员出色的工作，给予肯定，方便下次合作。
 
1.3进行项目总结，形成过程资产
这里需要整理好项目资料，开展项目后评价，总结经验教训，为组织和以后项目提出改进建议。同时需要更新、形成组织过程资产，以便供后续项目借鉴使用。
 
1.4.跟进合同的回款
项目交付完成后，协助商务催款也是项目经理必备的一项技能，需要持续跟进合同的尾款是否支付。
 
1.5复盘会议
除了以上四点，还剩最重要的一点就是根据项目总结，召开复盘会议；旨在分享项目知识，进行经验交流。通过有效复盘，去发现问题，分析问题，从而积累成功和失败的经验，为接下来的决策和工作提供有价值的参考，以及实际可行的解决方案。
 
以上的五点不仅是项目收尾过程组的重点，同样也是难点。之前做项目时难免会因为整理数据及资料手忙脚乱，毕竟咱项目经理的项目都是接踵而来的。但现在借助专业的项目管理软件进行收尾，高效轻松许多，下面展开详细的分享。
 
 
 
2.借助工具轻松完成项目收尾
2.1质量全程管控，验收轻松
以前进行项目的收尾时，反复确认交付物的质量就是一件让人头疼的事情，尤其是一些大型项目，涉及到的任务及交付物多时，更为复杂。
 
在借助易趋项目管理系统后，对于质量的管理流程更加规范了，只要按照里程碑计划循序渐近完成，后续的交付物质量就有保障。易趋系统的里程碑计划可以对各个阶段设置审批流程，通过后才能进入下一个阶段。
 

 

（易趋里程碑计划视图）

 

而对于各个阶段所涉及的交付物，可以设置评审流程，同样是质量过关才能进行后续有依赖关系的任务。系统也有单独的交付物管理模块，便于项目经理跟踪、确认其质量。
 

 

（易趋质量检查视图）

 
 
2.2项目报告自动生成，总结不用愁
项目总结的关键在于项目全面运营数据的收集以及分析。这是一项非常耗费时间成本的工作，经常加班会整理数据，而且还有遗漏、错误的情况发生。
 
借助易趋系统开展项目后，系统会抓取项目运营的各项数据并进行分析，自动生成多维度的项目报表。包含项目的各项关键指标，任务、成本、风险、问题、工时、费用；会以各种可视化图表展示，同时支持导出为PDF，项目总结一下子就轻松了。日常的项目小结也可以在系统查看项目周报、月报等数据。
 

 

（易趋项目报表视图）

 
 
2.3企业知识库的建立，持续形成过程资产
项目完结后，一些成功可借鉴的项目资料可以在下次项目管理时直接使用，形成企业的项目过程资产，而如何存放以及后续的使用提取，这就成为了一个问题。
 
借助易趋系统，可以帮助企业建立知识库，它是一个扁平化的知识管理平台，用于存放和分享各种知识体系文件和公共文档，提供严格的权限控制，适用于企业知识管理。
支持不同类型的知识，包括文档、URL地址、系统内对象链接；支持多空间管理，全文检索，目录分级，目录分权管理，信息安全控制，支持多种格式。
 

 

（易趋公共知识库视图）

 
 
2.4里程碑计划关联合同，回款进度一目了然
项目经理经常身兼数职，除了推动项目的开展，还要协助商务催款。之前公司财务系统是独立的，每次想跟进一下回款进度，都要问下相关的财务人员，特别不方便。
借助易趋系统后，合同可以与项目关联，在里程碑计划就能查询到相关的付款/收款计划。可以一键查询到合同详细信息以及回款的进度，整体的工作更加高效。
 

 

（易趋管理阶段—付款/收款计划视图）

 
 
2.5绩效评价透明、公正
项目交付后，还需要进行相关的绩效评定，包括项目绩效评定以及项目成员绩效评定。一方面是审查项目目标及战略目标是否达成，另一方面起到激励团队成员的作用。
 
借助易趋项目计分卡模块，支持项目及项目组成员的绩效考核，考核维度可以根据项目具体情况来设定，也支持从系统模块库导入相关模板使用。考核流程做到了透明、公平以及公正，对于战略目标的达成以及团队的管理都能起到很好的辅助作用。
 

 

（易趋项目计分卡视图）

 
 
 
3.总结
日常经常会遇到手头多个项目并行的情况，各个项目的监控管理就是一个大难题。尤其是碰到手头项目着急收尾、另一个项目又要开始时，整体数据的收集、分析就成了项目收尾总结的大麻烦，更不用说还要进行绩效考核和复盘。这次借助工具进行管理，让我多了很多时间进行项目收尾过程组的重点梳理，整体运营数据的分析也更加科学准确，是一次不错的尝试和体验。
 
 
 
 
 
 
 

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